Наемането на първия служител изисква сключване на писмен трудов договор и задължително подаване на уведомление до НАП по електронен път преди лицето да започне работа. След това работодателят има ежемесечни задължения за подаване на декларации образец № 1 и № 6 и внасяне на дължимите осигуровки и данък до 25-о число на следващия месец.

Стъпка 1: Изготвяне и сключване на трудов договор

Преди всичко останало, взаимоотношенията с вашия първи служител трябва да бъдат оформени с писмен трудов договор. Това е абсолютно задължително по Кодекса на труда (КТ) и се сключва преди постъпването на работа.

Ключови елементи, които договорът трябва да съдържа:

• Страни по договора: Данни за работодателя и служителя.
• Място на работа: Конкретен адрес или населено място.
• Длъжност и характер на работата: Наименование на длъжността съгласно Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД) и описание на трудовите функции.
• Срок на договора: Безсрочен или срочен.
• Размер на основното и допълнителните трудови възнаграждения.
• Продължителност на работния ден или седмица.
• Размер на основния и удължения платен годишен отпуск.
• Еднакъв срок на предизвестие за двете страни при прекратяване.

Към договора е препоръчително да се изготви и връчи на служителя длъжностна характеристика, която детайлно описва неговите задължения и отговорности.

Стъпка 2: Уведомление до НАП (чл. 62, ал. 3 от КТ)

Това е най-критичната административна стъпка, която трябва да се извърши преди служителят реално да започне работа. Работодателят е длъжен да регистрира сключения трудов договор в Националната агенция за приходите (НАП).

Процедурата е следната:

1. Подаване на Уведомление: Подава се „Уведомление за сключен трудов договор по чл. 62, ал. 3 от КТ“. Подаването става единствено по електронен път чрез портала за електронни услуги на НАП с Квалифициран електронен подпис (КЕП).
2. Получаване на заверено копие: След успешна обработка, НАП връща протокол с вписаните данни.
3. Връчване на служителя: Съгласно законодателството, работодателят трябва да предостави на работника копие от този протокол преди постъпването му на работа.

Важно: От 1 юни 2026 г. влиза в сила изискването за подаване на електронен трудов запис в регистъра на заетостта в 3-дневен срок от сключване на договора, съгласно чл. 10, ал. 1 от Наредбата за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя (НВРЗ).

Стъпка 3: Месечни задължения – декларации и плащания

След като служителят е назначен, за работодателя възникват регулярни месечни задължения към НАП, които трябва да се изпълнят в срок до 25-о число на месеца, следващ месеца на полагане на труда.

• Подаване на Декларация образец № 1: Тази декларация съдържа персонифицирани данни за осигурителния доход, осигурителните вноски и данъка за конкретния служител за съответния месец. Подава се за всеки нает служител.
• Подаване на Декларация образец № 6: Тази декларация е обобщена и с нея се декларира общият размер на дължимите от работодателя осигурителни вноски и данъци за всички служители за месеца.
• Внасяне на задълженията: В същия срок (до 25-о число) трябва да се внесат по сметката на НАП:
  • Осигурителните вноски: Включват вноските за сметка на работодателя и удържаните от възнаграждението на служителя вноски.
  • Данък върху доходите: Удържаният 10% данък от възнаграждението на служителя.

Примерно изчисление на разходите за работодателя (2026 г.)

Нека приемем, че наемате служител (роден след 31.12.1959 г., III категория труд) при брутно трудово възнаграждение от 1 000 EUR месечно. Разходите ще изглеждат така:

1. Осигурителни вноски за сметка на служителя (удържат се от заплатата):

• Общо вноски: 13,78 % или 137,80 EUR

2. Данък върху доходите (удържа се от заплатата):

• Данъчна основа: 1 000 EUR - 137,80 EUR = 862,20 EUR
• Дължим данък (10%): 862,20 EUR * 10% = 86,22 EUR

3. Чиста сума за получаване от служителя (нето):

• 1 000 EUR - 137,80 EUR - 86,22 EUR = 775,98 EUR

4. Осигурителни вноски за сметка на работодателя:

• Общо вноски (при 0,4% за фонд ТЗПБ): 18,92 % или 189,20 EUR

5. Общ разход за работодателя:

• Брутна заплата + Вноски на работодателя
• 1 000 EUR + 189,20 EUR = 1 189,20 EUR

Забележка: Минималната работна заплата за 2026 г. е 620,20 EUR. Максималният месечен осигурителен доход до 31.07.2026 г. е 2 111,64 EUR.

Често задавани въпроси

Каква е първата и най-важна стъпка преди служителят да влезе в офиса? Абсолютно първата стъпка е подаването на уведомление по чл. 62, ал. 3 от КТ до НАП и връчването на завереното от агенцията копие на служителя. Без тази регистрация трудовият договор се счита за несключен пред закона.

Мога ли да наема някого пробно без писмен договор? Не. Българското законодателство не позволява работа без писмен трудов договор. Срок за изпитване (до 6 месеца) може да бъде уговорен, но той задължително е клауза в самия писмен договор.

Какво ще стане, ако пропусна срока за уведомление до НАП? Това е сериозно нарушение. Работодателят подлежи на имуществени санкции от Изпълнителна агенция „Главна инспекция по труда“. Освен това, докато уведомлението не бъде заверено, служителят няма валидно трудово правоотношение.

Колко реално ще ми струва служител с брутна заплата 1 000 EUR? Общият разход за работодателя ще бъде приблизително 1 189,20 EUR на месец. Тази сума включва брутната заплата и всички дължими осигурителни вноски за сметка на фирмата при най-често срещаните условия за 2026 г.

За да сте сигурни, че всички специфики на вашия случай са отчетени, винаги се консултирайте с квалифициран счетоводител или ТРЗ експерт.