Всяко регистрирано по ЗДДС лице е длъжно да подава месечна справка-декларация, заедно с дневниците за покупки и продажби, по електронен път до 14-о число на месеца, следващ данъчния период. Дължимият данък за периода се внася в същия срок. Неспазването на тези изисквания води до административни санкции и лихви за забава.

Какво представлява справка-декларацията по ЗДДС?

Справка-декларацията е обобщен документ, който всяко регистрирано по Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) лице подава ежемесечно в Националната агенция за приходите (НАП). Тя обобщава информацията от два ключови отчетни регистъра, които се подават заедно с нея съгласно чл. 125, ал. 3 от ЗДДС:

• Дневник за продажбите: Съдържа информация за всички извършени от лицето доставки на стоки и услуги, за които е начислен ДДС, както и освободените доставки и тези с нулева ставка.
• Дневник за покупките: Включва всички получени доставки, за които лицето има право на данъчен кредит.

Въз основа на данните от тези два дневника се формира месечният резултат:

1. ДДС за внасяне: Когато начисленият данък по продажбите е по-голям от данъчния кредит по покупките.
2. ДДС за възстановяване: Когато данъчният кредит по покупките надвишава начисления данък по продажбите.

Важно е да се отбележи, че съгласно чл. 125, ал. 4 от ЗДДС, задължението за подаване на справка-декларация съществува дори когато за съответния месец лицето не е извършвало или получавало никакви доставки. В този случай се подава т.нар. „нулева“ декларация.

Ключови срокове и задължения

Дисциплината по отношение на сроковете е от решаващо значение за избягване на санкции. В България данъчният период по ЗДДС е винаги едномесечен и съвпада с календарния месец.

• Подаване на декларация и дневници: Крайният срок е до 14-о число на месеца, следващ данъчния период, за който се отнасят. Подаването е задължително по електронен път (чл. 125, ал. 5 от ЗДДС).
• Внасяне на дължимия ДДС: Дължимият данък се внася по сметката на НАП в същия срок – до 14-о число на следващия месец.
• Подаване на VIES-декларация: Ако през месеца сте извършвали вътреобщностни доставки (ВОД) на стоки или услуги към регистрирани по ДДС лица в други държави-членки на ЕС, трябва да подадете и VIES-декларация. Срокът за нея е същият – до 14-о число.

Най-чести грешки и как да ги избегнем

Практиката показва няколко повтарящи се грешки, които лесно могат да бъдат избегнати с повече внимание и добри организационни процеси.

1. Пропускане на срока: Най-честата и лесно наказуема грешка. Използвайте счетоводен софтуер с напомняния или настройте известия в календара си за 10-о или 12-о число на всеки месец.

2. Пропуснати или дублирани фактури: Ако установите, че сте пропуснали да включите документ (фактура за покупка или продажба) след изтичане на срока за подаване, не подавате коригираща декларация за минал период. Съгласно установената практика, корекцията се извършва в данъчния период, през който грешката е установена. Неотразеният документ се включва в съответния дневник за текущия месец.

3. Грешки при определяне на данъчната ставка: Неправилното прилагане на ДДС ставките води до грешен финансов резултат и потенциални санкции. Основните ставки от 1 януари 2026 г. са:

   • 20 % – Стандартна ставка за повечето доставки (чл. 66 ЗДДС).
   • 9 % – Намалена ставка за услуги по настаняване в хотели, книги (включително електронни), бебешки храни и хигиенни артикули.
   • 0 % – Нулева ставка, прилагана при специфични условия за износ извън ЕС, вътреобщностни доставки (ВОД) към регистрирани лица в друга държава членка, международен транспорт и др.

4. Неподаване на декларация при нулева активност: Много предприемачи погрешно смятат, че ако нямат дейност, не дължат декларация. Това е невярно. Задължението остава и се изпълнява чрез подаване на декларация с нулеви стойности.

Санкции при неспазване

Неподаването на справка-декларация в срок, декларирането на неверни данни или невнесеният в срок дължим данък водят до административни санкции, регламентирани в ЗДДС. Те могат да включват:

• Имуществена санкция (за юридически лица) или глоба (за физически лица): Налага се за неподаване на декларация в законоустановения срок.
• Лихва за забава: Начислява се върху невнесения в срок ДДС за всеки ден просрочие до окончателното му изплащане.
• Санкции за неверни данни: Ако в резултат на декларирани неверни данни е определен по-нисък данък, се налага санкция в размер, пропорционален на укрития данък.

Размерът на санкциите може да варира в зависимост от това дали нарушението е първо или повторно.

Често задавани въпроси

Какво да направя, ако установя, че съм пропуснал фактура в подадена вече декларация? Съгласно практиката на НАП, корекцията се извършва в текущия данъчен период. Пропуснатият документ се включва в дневника за покупки или продажби за месеца, в който грешката е установена, а не със задна дата.

Дължа ли ДДС декларация, ако фирмата ми няма дейност този месец? Да, задължително. Съгласно чл. 125, ал. 4 от ЗДДС, справка-декларация се подава дори когато не сте извършвали или получавали доставки. В този случай се подава т.нар. „нулева“ декларация.

Какъв е срокът за плащане на ДДС? Срокът за внасяне на дължимия ДДС съвпада със срока за подаване на декларацията — до 14-о число на месеца, следващ месеца, за който се отнася.

Мога ли да подам ДДС декларацията на хартия? Не. Подаването на справка-декларацията по ЗДДС и отчетните регистри към нея се извършва задължително по електронен път, чрез използване на Квалифициран електронен подпис (КЕП) или Персонален идентификационен код (ПИК) на НАП.

За конкретен казус и гарантиране на съответствие със законодателството, винаги се консултирайте с вашия счетоводител или данъчен експерт.